4 tips voor aandachtsfunctionarissen bij feiten of meningen onderscheiden

1. Benadruk het belang van zorgvuldige verslaglegging

Zorg dat je collega’s weten hoe belangrijk het is om zorgvuldig te registreren en wat zij op welke manier op welke plek vastleggen. Een goede feitelijke verslaglegging van waargenomen signalen, van de gezette stappen en van de resultaten daarvan is een belangrijke basis voor zorgvuldig handelen. Zeker als het gaat om vermoedens van huiselijk geweld en kindermishandeling is het belangrijk de gezinsleden daarbij te betrekken, zodat zij weten wat er over hen is opgeschreven en er niets achter hun rug om is geregeld of gezegd.

Met een volledig en feitelijk dossier kan bovendien je handelen verantwoorden. En goede verslaglegging draagt bij aan de continuïteit van de zorg: een vervanger of opvolger weet precies wat er aan de hand is en wat er gedaan is. Bovendien heb je er profijt van als je een melding bij Veilig Thuis doet, omdat alle informatie bij elkaar staat.

2. Stel kennis beschikbaar

• Op de website handelingsprotocol.nl is voor verschillende sectoren beschreven welke aandachtspunten er zijn voor dossiervorming, bijvoorbeeld in: Dossiervorming in het onderwijs
• Oefen aan de hand van deze video van een huisarts met zorgvuldige dossiervoering: Documenteren in de meldcode
• In de online gesprekstool is een oefening opgenomen over het scheiden van feiten en meningen. Deze kan je met je team doen of teamleden individueel laten doen.

3. Ondersteun collega’s bij scheiden van feiten en mening

Je bent niet alleen vraagbaak voor je collega’s als het gaat om het duiden van signalen of adviseren over vervolgstappen, maar ook voor het ondersteunen bij dossiervoering. Kijk eens mee op welke manier ze dat doen, laat zien hoe jij dat zelf doet.

Zeker als het gaat om een situatie waarin gezinsleden elkaar beschuldigen of tegenstrijdige verhalen vertellen is het belangrijk je collega’s te coachen in het voeren van gesprekken en te helpen beide visies op te nemen in het dossier.

Als in een gezin sprake is van wederzijdse beschuldigingen is het extra moeilijk de feiten boven tafel te krijgen. In de casus ‘Wat als gescheiden ouders elkaar tegenspreken?' uit de gesprekstool kan je samen met je team of samenwerkingspartners reflecteren over de manier waarop jullie daarmee om kunnen gaan.

4. Organiseer feedback

Leren van elkaar is een goede manier om de deskundigheid in de organisatie te vergroten. Een manier om je collega’s beter toe te rusten voor gespreksvoering is intervisie en collegiale consultatie. Investeer in jouw organisatie in een cultuur waarin collega’s elkaar feedback geven en vragen, elkaar meevragen om gezamenlijk gesprekken te voeren en van elkaar te leren.

Een buddysysteem kan ook een goede manier zijn om ervoor te zorgen dat collega’s van elkaar leren en de deskundigheid in de organisatie groeit. Dat kan je doen door een ervaren medewerker een nieuwe medewerker onder zijn of haar hoede te laten nemen. Meekijken met een senior, advies krijgen en samen oefenen helpt de junior, zeker ook met het voeren van gesprekken.