6 tips om als professional informatie te delen of op te vragen

1. Werk vanaf het begin samen met de cliënt / de ouders

Het allerbelangrijkste wat je moet weten over gegevensuitwisseling is: als je toestemming hebt van betrokken gezinsleden (volwassenen en kinderen vanaf 12 jaar) mag je informatie delen met derden. Als je vanaf het begin nauw samenwerkt met de cliënt / de ouders zal het minder moeilijk zijn om uit te leggen waarom je informatie wilt uitwisselen met andere professionals. Als je gezinsleden goed kunt uitleggen met wie je welke informatie wilt uitwisselen en waarom je dat wilt doen, zullen zij daarin eerder toestemmen.

Naast toestemming vragen om bepaalde informatie te delen kan je je cliënt / de ouders bovendien vragen welke informatie volgens hen relevant is om te delen met een andere partij.

‘De cliënt kan dan juist ook informatie, die jij nog niet had, toevoegen. Hij of zij is immers expert over zijn eigen situatie. En kan dan ook voorkomen dat je verkeerde of niet-relevante informatie deelt.’
Ervaringsdeskundige

Lees meer over toestemming vragen in paragraaf 1.2 van de Juridische informatiesheet van Van Montfoort over het delen van informatie (bron: Wijkteams werken met jeugd). 

2. Zorg dat je weet wat mag

Ook als je geen toestemming krijgt, is het mogelijk informatie te delen. Als je dat wilt doen, is het belangrijk dat je daarin een zorgvuldige afweging maakt. De eerste stap is nagaan of er een grondslag is om informatie uit te wisselen. Toestemming van de cliënt is een grondslag, maar ook ‘gerechtvaardigd belang’, zoals het gebruik van de meldcode. Lees ook: 'Welke grondslagen zijn er om informatie te delen?' van Toezicht Sociaal domein

Andere vragen die je je zelf stelt om een zorgvuldige afweging te maken zijn:

• Wat is het doel van het delen van informatie?
• Staat het delen van informatie (het doorbreken van privacy) in verhouding tot het doel?
• Kan het doel op een andere manier worden bereikt? Bijvoorbeeld door anoniem advies te vragen.

Als je besluit informatie te delen informeer je de cliënt / de ouders daarover, ook als zij geen toestemming gaven, motiveer je de reden van informatie delen en leg je je afwegingen vast in het dossier.

‘Je hebt eerder iets uit te leggen dat als je iets niet doet dan als je iets wel doet. Als je maar goed uitlegt en vastlegt wat je doet en wat je overwegingen daarbij zijn.’
Huisarts

Wat weet jij over het delen van informatie? Doe de kennistest

Al zou je de AVG en Jeugdwet uit je hoofd kennen, dan nóg kun je twijfelen over de toepassing van de regels over informatie delen. In dit artikel legt Esther Lam, juridisch expert domein jeugd, in 7 tips uit wat volgens haar echt belangrijk is om te weten.

3. Deel alleen informatie waarover jij expertise hebt

Het is belangrijk feitelijke informatie te delen en alleen informatie die binnen jouw expertise past. Als onderwijsprofessional kan je bijvoorbeeld wel informatie delen over hoe het met een kind op school gaat, hoe hij zich gedraagt, hoe het contact met ouders is, maar geen antwoord geven op de vraag of een ouder een psychiatrische stoornis heeft of een verslaving – dat is de expertise van de ggz.

Ook als een andere partij informatie van jou vraagt die niet binnen jouw expertise valt, geef je dat aan en verwijst desnoods naar de partij die die informatie wel heeft.

Hou goed voor ogen dat je alleen relevante informatie uitwisselt en niet meer dan nodig. Dat wil zeggen dat je alleen informatie verstrekt die van belang is voor het zetten van vervolgstappen. Welke informatie je uitwisselt is dus afhankelijk van de partij met wie je dat doet en in welke stap van de meldcode

4. Doe aan warme overdracht

Een warme overdracht is in sommige sectoren heel gebruikelijk: dat wil zeggen dat de zorg voor een gezin in samenspraak met, of in aanwezigheid van, het gezin wordt overgedragen. Een warme overdracht zorgt ervoor dat iedereen precies weet wie welke informatie heeft. In sommige regio’s gebeurt dat bijvoorbeeld tussen Veilig Thuis en het lokale team. Ook in de geboortezorg komt het vaker voor.

‘Wij hebben een standaard overdrachtsmoment na 12 weken, aan het consultatiebureau en de huisarts. Daar nemen we de cliënt ook in mee. Dat is nooit een probleem, omdat we het er gewoon over hebben en uitleggen waarom we dat doen.’
Verloskundige

5. Laat informatie checken

Om te voorkomen dat je onjuiste informatie deelt, het verkeerd begrepen hebt of onvolledige info hebt, is het aan te bevelen de informatieverstrekker te laten checken of je het goed hebt opgeschreven.

‘Klopt wat ik hier heb opgeschreven? Kan je hiermee instemmen? Het is handig dat zowel aan je cliënt als aan de ketenpartner van wie je informatie hebt gekregen te vragen. Dan kloppen de dossiers ook met elkaar.’
Medewerker wijkteam

6. Wees voorzichtig met anoniem overleg

Als je alles geprobeerd hebt om toestemming te krijgen en dat is niet gelukt, is het ook mogelijk om anoniem te overleggen. Wees daar echter wel voorzichtig mee.

‘Mensen gaan toch speculeren over welk gezin het gaat, weten dat soms ook en voor je het weet is het niet meer anoniem. Of het leidt tot persoonsverwarring, omdat je denkt te weten over wie het gaat, maar het gaat over iemand anders en dan heb je het per ongeluk over de verkeerde.’
Medewerker wijkteam