4 praktijktips voor aandachtsfunctionarissen bij informatie delen en opvragen

1. Bespreek de regels rondom informatie-uitwisseling regelmatig met je collega’s

De belangrijkste vuistregels voor het delen van informatie zijn: zorg dat het doel waarom je informatie wilt delen klopt met de inhoud van de informatie en stem af met de cliënt wat je met wie om welke reden wilt delen. Motiveer je collega’s vanaf het eerste contact met de cliënt / de ouders duidelijk te zijn over welke informatie zij met wie willen delen en waarom zij dat willen doen. Als de cliënt begrijpt waarom het belangrijk is om bepaalde informatie uit te wisselen, zal hij eerder toestemmen.

Met toestemming van betrokken gezinsleden (volwassenen en kinderen vanaf 12 jaar) mag je informatie met derden delen. Het is daarbij belangrijk dat je alleen informatie deelt die van belang is om vervolgstappen te kunnen zetten. Als gezinsleden geen toestemming geven, is het belangrijk je collega’s mee te geven dat zij in bepaalde omstandigheden toch informatie mogen delen met derden, mits zij een zorgvuldige afweging maken en die zorgvuldig vastleggen in het dossier.

‘Als je maar goed vastlegt wat je doet mag er veel meer dan we denken. Zorg dat iedereen in je organisatie daarvan op de hoogte is en de stappen van de meldcode goed vastlegt.’
Aandachtsfunctionaris

Meer voorbeelden uit de praktijk:

• Lees de tips voor professionals
• Bezoek de themapagina Informatie delen van Toezicht Sociaal Domein

2. Stel kennis beschikbaar

Om de onzekerheid van je collega’s rondom informatie-uitwisseling te verkleinen is het belangrijk kennis beschikbaar te stellen. Zet bijvoorbeeld de volgende verwijzingen op jullie intranet, of deel ze op een andere wijze:

• Grondslagen om informatie te delen
• 7 tips over het omgaan met privacy
• Tips over informatie delen als ouders gescheiden zijn
• Test je kennis over het delen van informatie

3. Organiseer feedback

Leren van elkaar is een goede manier om de deskundigheid in de organisatie te vergroten. Een manier om de onzekerheid van je collega’s rondom het delen van informatie te verkleinen zijn intervisie en collegiale consultatie. Investeer in jouw organisatie in een cultuur waarin collega’s elkaar feedback geven en vragen, elkaar vragen om mee te kijken hoe zij informatie hebben vastgelegd in het dossier en van elkaar willen leren.

Een buddysysteem kan ook een goede manier zijn om ervoor te zorgen dat collega’s van elkaar leren en de deskundigheid in de organisatie te laten groeien. Dat kan je doen door een ervaren medewerker een nieuwe medewerker onder zijn of haar hoede te laten nemen. Meekijken met een senior, advies krijgen en samen oefenen helpt de junior zeker ook om zorgvuldig te leren omgaan met het delen van informatie met derden.

4 Oefen het delen van informatie met elkaar

Het delen van informatie gebeurt vaak in een gesprek. Ook dat kan je met je collega’s oefenen. Het gaat daarbij in de eerste plaats over hoe je als professionals toestemming kunt vragen aan de cliënt / de ouders om informatie te delen. Daarnaast kan het je collega’s helpen te oefenen met het uitwisselen van informatie met andere professionals. Wat vertel je precies, hoe zeg je dat, waar moet je op letten? Als medewerkers onderling kunnen oefenen zal hun onzekerheid afnemen.

Tip: breng tijdens het werkoverleg af en toe een stelling in over het delen van informatie. Bijvoorbeeld uit het LVAK Meldcode stellingenspel.